Digitaal en papierloos een administratie voeren is niet alleen milieuvriendelijk, maar is ook efficiënt en maakt je flexibel. Documenten en bestanden worden opgeslagen in een online opslag medium, een cloud genoemd. Heb je toegang tot het internet, dan kun je jouw documenten en administratie vanaf elke plek op de wereld bekijken en bewerken. Je creëert in feite een virtuele kantoorruimte die je kunt delen met onder andere jouw boekhouder. Overleggen kan via de vele cloud gebaseerde videoconferentieservices, zoals Zoom en Google meet.
Wat is een cloud?
Een cloud is dus een online opslag medium. Je huurt ruimte in een datacenter. De meest bekende providers zijn: iCloud, OneDrive, Google en Dropbox, waarbij je Dropbox kunt gebruiken voor elk type computer.
Een cloud is ook een veilig back-up systeem. Je kunt digitale documenten en bestanden waar je aan gewerkt heb op een dag, niet alleen op jouw computer, maar ook in de cloud opslaan als back-up. Mocht er iets met jouw computer gebeuren, dan staan jouw bestanden ook nog veilig in de cloud en kun je ze vanaf een andere computer weer benaderen.
“Cloud is een populaire term, maar wat betekent het eigenlijk precies? Lees in dit artikel alles over online opslaan in de cloud.” Ik vond dit artikel op internet en het is erg duidelijk geschreven, vandaar dat ik er hierbij naar verwijs, klik op de link hierboven om het te lezen.
In de praktijk
Uitwisseling van documenten en bestanden
Jij als ondernemer ontvangt regelmatig documenten die betrekking hebben op jouw onderneming. Dit kunnen facturen zijn of belastingaanslagen, maar ook allerlei andere informatie die nuttig is om te bewaren. Tegenwoordig ontvang je deze documenten vaak per e-mail. Om documenten uit te kunnen wisselen met jouw boekhouder, sla je ze op in een cloud, waartoe je haar ook toegang hebt verleend. De boekhouder haalt vervolgens de documenten die nodig zijn om jouw administratie te voeren op uit de cloud (ze maakt een kopie) en kan nu dus digitaal en papierloos aan het werk. De boekhouder kan vervolgens ook voor jou relevante bestanden en rapportages in de cloud zetten en zo ontstaat de digitale communicatie uitwisseling en samenwerking in het virtuele kantoor.
Digitaal overleg
Overleg is en blijft belangrijk en hiervoor zijn vele cloud gebaseerde videoconferentieservices beschikbaar, zoals Zoom en Google meet bijvoorbeeld. We kunnen altijd virtueel overleggen, ook met meerdere personen tegelijk. Gecompliceerde issues kunnen in deze besprekingen toegelicht worden met behulp van de functie screen share (het delen van het computerscherm).
Ben je op zoek naar administratieve ondersteuning voor jouw bedrijf en spreekt de digitale, papierloze manier van werken je aan, neem dan contact met me op via de contactpagina van deze website.
Hope to see you in the cloud.
Carla Kersten 